Comment utiliser un bloc synchronisé ?

Contrairement à ce que l’on croit, l’utilisation d’un bloc synchronisé dans un espace Notion n’est pas réservée à des utilisateurs avancés. Au contraire, il s’agit d’un élément pratique dans l’organisation d’un environnement. À travers cette astuce, nous allons décortiquer ensemble ce bloc aux multiples usages.

Un bloc synchronisé, de quoi s’agit-il ?

Concrètement la définition d’un bloc synchronisé est un bloc présent dans plusieurs pages avec le même contenu et dont sa modification dans une page entraîne une mise à jour en temps réel de ce bloc dans les autres pages. Ainsi à l’image des modèles de pages, un bloc synchronisé est un moyen de mettre en avant des informations ou des actions récurrentes dans ton espace Notion.

Pour visualiser, un des exemples les plus courants est la construction d’un menu de navigation entre tes pages avec un bloc synchronisé où à l’intérieur tu viens faire le lien avec les pages de ton menu. Dans celui-ci, tu peux ajouter autant de blocs que tu souhaites comme des images, du texte, des intégrations, des vues de base de données ou encore des boutons d’actions.

Dans le cas d’une page partagée avec tes clients ou tes fournisseurs, l’usage des blocs synchronisés est pratique pour donner accès à des informations comme des coordonnées, des documents ou encore des ressources présentes dans tes bases de données. Attention cependant aux permissions, pour qu’un utilisateur voie les informations présentes dans un bloc synchronisé, il est nécessaire qu’il est un accès de visibilité au minimum sinon un bloc vide apparaîtra.

Comment créer un bloc synchronisé ?

Pour commencer à créer bloc synchronisé, tu dois ajouter le bloc avec le + sur le côté ou avec le raccourci clavier / puis en le recherchant. Lorsque cela est le cas, tu verras qu’il ajoutera un liseré rouge tout autour du bloc pour signifier qu’il s’agit d’un bloc synchronisé. Cela te permettra d’identifier facilement dans ton espace l’ensemble de ces blocs.

Pour utiliser ce bloc dans d’autres pages, il te faut copier le lien de ce bloc et le coller dans la page destinataire. Ainsi il te proposera de le synchroniser avec le bloc créé juste avant. Pour ce faire, utilise les options du bloc pour copier le lien ou tu y accèdes aussi quand tu survoles ton bloc dans la partie en savoir plus avec les trois petits points. D’ailleurs dans celle-ci, tu auras accès à l’ensemble des pages en visualisation où ce même bloc est synchronisé.

Comme pour d’autres blocs, tu peux aussi transformer un bloc existant en un bloc synchronisé via l’option transformer en où tu dois choisir ensuite le bloc synchronisé. Pour supprimer un bloc synchronisé, il te suffit de cliquer sur supprimer dans les options, une fenêtre te demandera alors si tu veux enlever la synchronisation sur l’ensemble des blocs. La suppression enlèvera ainsi la synchronisation dans tous les blocs. De la même manière, tu peux aussi désynchroniser un seul bloc via l’option qui te le propose.

Pourquoi utiliser un bloc synchronisé ?

Voici quelques usages populaires autour des blocs synchronisés dans Notion.

Un bloc synchronisé pour créer des menus

C’est l’usage le plus répandu et qui facilite grandement la navigation dans ton espace. Grâce aux blocs synchronisés, tu peux créer rapidement des menus contenant des raccourcis vers tes pages ou encore des actions rapides comme créer un client, créer un produit, …

Je te conseille de mettre également des séparateurs dans tes menus ainsi que d’utiliser des couleurs et des icônes pour harmoniser tes pages. C’est l’un de mes conseils pour améliorer ton espace sur un aspect plus UX, tu peux consulter mon guide sur le sujet si cela t’intéresse.

Un bloc synchronisé pour partager des bases de données

De prime abord, il est étonnant de voir des vues de bases de données à l’intérieur d’un bloc synchronisé car justement elles permettent de facilement avoir une vue sur les données où l’on peut filtrer comme l’on souhaite ces données. En l’occurrence, avec un bloc synchronisé, le comportement ne change pas mais il permet d’étendre leurs usages.

Prenons le cas d’une cartographie des tiers-lieux en Bretagne pour visualiser un exemple à travers l’utilisation d’un modèle public contenant l’ensemble de ces données afin que chacun puisse rechercher un tiers-lieu près de chez lui avec les caractéristiques qui lui vont bien. La problématique dans ce cadre est la mise à jour en continue des données de la base de données.

Grâce à l’utilisation d’un bloc synchronisé où à l’intérieur nous avons différentes vues de notre base de données de tiers-lieux, chaque personne qui dupliquera le modèle aura des données à jours dans le temps tant qu’elle n’enlève pas la synchronisation du bloc. Ainsi, à chaque ajout ou modification, les données seront mises à jour dans toutes les duplications. C’est un cas d’usage pratique pour faire la collaboration sur des données publiques.

Un bloc synchronisé pour faciliter l’ergonomie

Il n’y a pas que sur un aspect de navigation que les blocs synchronisés sont utiles dans l’ergonomie d’un espace Notion. Ainsi, l’utilisation des encadrés est souvent une astuce pour apporter davantage de compréhension sur l’usage d’une page et d’éléments de base de données.

Ici afin de ne pas refaire ces blocs, l’usage d’un bloc synchronisé à tout son sens. Par exemple, dans le cas où une page est partagée à des clients ou des fournisseurs, un bloc synchronisé permettant de retrouver des coordonnées et informations pratiques est intéressant à mettre en place.

Foire aux questions sur les blocs synchronisés

À travers mon accompagnement sur Notion, je retrouve souvent quelques questions autour des blocs synchronisés d’où cette partie de questions et réponses.

Quelle est la différence entre une vue liée et un bloc synchronisé ?

C’est une question intéressante car une vue liée est un bloc qui permet de visualiser des informations d’une base de données et ainsi avoir une synchronisation des données de celle-ci. Cependant, cela n’est pas le même fonctionnement puisqu’ici un bloc synchronisé n’est pas lié à des données, il n’a pas connaissance ce qu’il contient. De ce fait, les deux blocs sont sensiblement différents en termes d’usages et se complètent parfaitement comme dans l’exemple plus haut dans la page.

Y a-t-il une limitation sur le nombre de blocs à l’intérieur d’un bloc synchronisé ?

À ma connaissance, il n’y a pas de limitations aujourd’hui sur le nombre de blocs que l’on peut mettre dans un bloc synchronisé. Cependant pour plus de clarté dans tes pages et pour optimiser les performances, je te conseille de ne pas surcharger ces blocs.

Est-ce qu’il est possible d’avoir plusieurs blocs synchronisés dans un bloc synchronisé ?

Cela est impossible actuellement ! Et d’une certaine manière heureusement pour les performances et la construction de ton espace 😄.